Digitale Trends für Eventagenturen – Teil 1

Das Stichwort in 2020 heißt Wettbewerbsdruck! Eventagenturen stehen vor zahlreichen Herausforderungen. Denn ihre Auftraggeber, die Event-Veranstalter z.B. aus Unternehmen, verändern ihren Anspruch, um dem steigenden Wettbewerbsdruck gerecht zu werden.

Was können Agenturen in diesem Umfeld tun, um Marktpositionen zu halten oder gar auszubauen? Wie lassen sich Bestandskunden halten und gleichzeitig Neukunden gewinnen ? Durch die hohe Anzahl an Konkurrenten müssen Eventagenturen kreativ werden und neue moderne Wege gehen. Nur dadurch können Sie auch in Zukunft weiter bestehen und Ihre Kunden überzeugen.

Bei der genauen Analyse der Strategie führender Eventagenturen in Deutschland lassen sich vier entscheidende Trends erkennen. So wird heute auf die veränderte Nachfrage reagiert:

Event-Manager in Agenturen haben in der Regel einen vollen Arbeitstag. Recherchieren, Angebote erstellen, laufende Events im Detail organisieren, kurzfristige Änderungen vornehmen oder die Veranstaltung direkt vor Ort managen – die meisten Prozesse erfolgen in der Regel hochgradig individuell und sind daher besonders zeitaufwändig. Diese Zeit fehlt dann z.B. bei der kreativen Entwicklung von neuen Konzepten oder im Business Development.

Generell gilt in Eventagenturen ebenso wie in allen anderen Branchen: “Zeit sparen = Kosten sparen”. Nutzt man die Stärken der Digitalisierung an den richtigen Stellen, lassen sich einzelne Abläufe nicht nur erheblich einfacher erledigen, sondern auch ohne manuellen Aufwand und damit schneller.  Dazugehören in Agenturen zunehmend folgende:

• E-Mail-Verteiler- und Empfängerselektion
  Mit dem richtigen Einladungssystem lassen sich Verteilerlisten mit wenigen Klicks erstellen und automatisch pflegen, sodass nicht erst lange Excel-Tabellen hin und her kopiert und bearbeitet werden müssen. Durch Fehlervermeidung werden Zeit und Kosten erheblich eingespart.
• Leistungsfähige Einladungen erstellen
  Welcher Baustein funktioniert, um die richtigen Teilnehmer schnell zur Anmeldung zu bewegen? Gute E-Mail Programme unterstützen mit leistungsfähigen Templates. Diese können modular zusammengesetzt werden und transportieren mit modernen Designs Markenbotschaften effektiv. In der Folge heißt dies: “Mehr wertvolle VIP-Teilnehmer = mehr Gewinn.”
• Automatische E-Mail-Ketten
  Mailings, die in der richtigen Reihenfolge und vor allem automatisch (entsprechend des Teilnehmerverhaltens) versendet werden sparen erheblich viel Zeit. Gerade Einladungserinnerungen oder einem Event-Reminder kurz vor der Veranstaltung dienen dazu, die No-Show-Rate zu senken. Je nach Veranstaltung heißt es auch hier: “Mehr Teilnehmer = mehr Gewinn.”
• Zusätzlicher Vorteil: Agentur-Newsletter
  Eventagenturen können diese E-Mail-Funktion auch für sich selbst nutzen, indem sie mit dem Editor einen Agentur-Newsletter für Ihre Agenturkunden erstellen und regelmäßig versenden. Ebenso können z.B. eigene Workshops auf dieselbe Weise wie bei Events der Agenturkunden vermarktet werden.

• Event-Webseiten schnell und einfach erstellen
  Bestimmte Anbieter ermöglichen es, Event-Webseiten in modularen Baukästen direkt im Teilnehmermanagement integriert zu erstellen. Hier gibt es leistungsfähige Vorlagen, aus denen man in kurzer Zeit mit wenigen Klicks vollständige angepasste Event-Webseiten im richtigen Design erstellen kann. Das spart erheblich Zeit und Kosten für Eventagenturen, indem sie sich einen IT-Dienstleister sparen.
• Direkter Zugang zu Texten und Bildern
  Mit einem integrierten Anbieter eines solchen Baukastens lassen sich Texte und Bilder in kürzester Zeit und vollständig ohne IT-Kenntnisse austauschen. Das spart abermals Budget für einen externen IT-Dienstleister und außerdem erheblich Zeit.

Kein hin- und herkopieren mehr von Exceldateien. Oder gar noch schlimmer: immer wieder bei einem oder mehreren Dienstleistern der Eventagentur nach aktuellen Daten nachfragen müssen. Das ist ein erheblicher Zeitfresser. Zur einfachen Lösung braucht man ein zentrales, aber modulares Teilnehmermanagement-System, das alle Schritte der Teilnehmerreise (“Attendee Journey”) von Einladung bis vor Ort Check-In integriert. Ein solches System sammelt die Daten zentral um den Teilnehmer herum und einzeln um jeden den Prozessschritt.

Damit kann jeder befugte Mitarbeiter, Agentur-Kunde und -Partner zu jederzeit von jedem Ort auf die Teilnehmerdaten zugreifen. Die gesammelten Daten aus der “Attendee Journey” können vor, während und nach der Veranstaltung ausgewertet werden. Dementsprechend werden akute oder langfristige Handlungsstrategien für die Zukunft entwickelt. Letztendlich ist dies also ein wertvolles Tool, um den Event-Return-On-Investment (ROI) zu erhöhen.

Hierzu gibt es bisher nur wenige Anbieter, aber wenn man als Eventagentur die Möglichkeit hat, diesen Vorteil zu nutzen, lassen sich nochmals erheblich Zeit und Kosten einsparen.

“Wir erkennen den eindeutigen Trend, dass Eventagenturen zunehmend Ihre Event-Abläufe digitalisieren und automatisieren. Gerade bei knappen Kunden-Budgets lohnt sich die digitale Umstellung besonders.”

Dr. Michael Liebmann, Gründer und Geschäftsführer doo GmbH