Eine der wichtigsten Aufgaben für professionelle Event-Planer ist das Gästemanagement bzw. das Teilnehmermanagement. Denn abseits von Programm, Inhalten und Location bestimmt vor allem die Zufriedenheit der Gäste den Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung. Die Herausforderung im Besuchermanagement liegt vor allem darin, bereits im Vorfeld die gesamte Veranstaltung verlässlich zu durchdenken und zu planen – von der Auswahl der eingeladenen Teilnehmer über die Kommunikation bis zur Auswertung nach Veranstaltungsende.
Eine gute Planung ist für ein erfolgreiches Event schon mehr als die halbe Miete. Grundsätzlich gibt es verschiedene Phasen mit unterschiedlichen Aufgaben , die man mehr oder weniger linear abarbeiten kann. Die nachstehende Checkliste eignet sich als Grundlage für Events aller Art und kann je individuell um spezifische Punkte erweitert werden.
