Datenschutz und digitale Regulierung haben durch die Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai deutlich an Relevanz und Dringlichkeit gewonnen. Auch bei doo sind die Anfragen bzgl. Informationen und Hilfe deutlich gestiegen.
Was müssen Sie als Event-Verantwortliche/r Ihres Unternehmens bei der Umsetzung beachten? Wie sind Sie schnell einsatzfähig? Was für Änderungen ergeben sich jetzt für Sie? Geht am 25. Mai wirklich die Welt unter, wenn Sie nicht vorbereitet sind?
Für die bisherigen Webinare zum Thema DSGVO, die in Zusammenarbeit mit unserem Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwalt für Fachrecht IT, Christian Schmoll, in den letzten Wochen stattgefunden haben, hatten sich über 500 Interessenten der deutschen Event- und Marketing Szene aus Mittelstand und Großkonzernen angemeldet.
Insgesamt nahmen anschließend über 250 Eventmanager und Marketing-Entscheider an den Webinaren teil, was eine sehr gute Teilnahmequote für ein kostenloses Webinar ist und dafür spricht, wie wichtig dieses Thema im Event-Bereich ist und dass hier trotz der fortgeschrittenen Zeit noch viele Fragen offen sind.
Zu Beginn unserer Webinare stellten wir die Frage, wie weit die Unternehmen bereits bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung sind. Die Ergebnisse zeigen, dass insgesamt 62% der deutschen Eventbranche noch nicht mit der Umsetzung begonnen hat, obwohl die neue DSGVO vor der Tür steht. 35% haben zumindest schon erste Maßnahmen umgesetzt. Lediglich 3% aller befragten Unternehmen haben ihre Umsetzung bereits abgeschlossen.
Bis zur Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung und auch in der Zeit danach gibt es also für die Unternehmen noch einiges zu tun. Aber was eigentlich?
Die großen Leitgedanken der DSGVO sind Rechenschaftspflicht und Transparenz. Und damit einhergehend jede Menge Dokumentation.
Um dies zu erfüllen, müssen Unternehmen zukünftig sämtliche Datenflüsse in einem Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren. Dies ist wahrscheinlich eine der größten Herausforderungen, bei der auch über ein Konzept für die Speicherung und Löschung von Daten nachgedacht werden sollte. Diese Pflicht betrifft dabei nicht nur alle Datenverarbeitungs-Aktivitäten im Unternehmen selbst, sondern auch die Daten, die wir bei Auftragsverarbeitern verarbeiten lassen.
Außerdem müssen alle Mitarbeiter über den neuen Datenschutz aufgeklärt und auf Vertraulichkeit verpflichtet sowie ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden.
Es gibt also viele Vorgaben zu beachten und einige Aufgaben zu erledigen, was sicherlich zu einer gewissen Angst und zu den oben genannten Ergebnissen führt, dass erst ein sehr geringer Anteil der Unternehmen die Umsetzung bereits abgeschlossen hat.
Besonders im Eventbereich
kann die Umsetzung sehr umfangreich und aufwendig werden, da hier oft mit verschiedenen CRM-Systemen und Datensätzen gearbeitet wird.
Dort gibt es einige Systeme, mit denen das Online-Verhalten der Anmelder
ausgewertet wird und wieder andere, in denen das Event- und Teilnehmermanagement
organisiert wird.
Hier entsteht eine ganze Menge an Daten, die es erstmal zu sammeln und zu bewerten gilt. Dies kann eine Dokumentation aller Datenflüsse sehr unübersichtlich und aufwendig machen.
Zudem müssen alle Newsletter-Prozesse
und Anmelde-Formulare
sowie Webseiten
aktualisiert und rechtssicher gemacht werden.
Auch die Teilnehmer an Ihren Events müssen darüber informiert werden, welche Daten über sie Sie erheben und was Sie mit diesen Daten machen. Idealerweise natürlich gleich bei der Anmeldung.
Und wenn Sie auf Ihrer Webseite die Anmeldung zu einem Event anbieten, muss sich diese Anmeldung bzw. diese Datenverarbeitung in den Datenschutzinformationen wiederfinden.
Diese Anpassung und Ergänzung ist wirklich ein Quick Win. Fragen Sie uns, wir unterstützen Sie gerne dabei.
Laden Sie das kostenlose E-Book “DSGVO in Events – Was jetzt wichtig wird!” hier herunter und finden Sie alle wichtigen Informationen, die Sie brauchen, um Ihr Unternehmen und Ihre zukünftigen Events perfekt auf die neue Datenschutzgrundverordnung vorzubereiten. Außerdem finden Sie dort eine Checkliste, mit Hilfe derer Sie überprüfen können, wo Sie aktuell stehen und ob Sie bereits alle wichtigen To-Do’s umgesetzt haben.
Sicherlich kommen Ihnen eine oder mehrere dieser Szenarien bekannt vor:
• Sie legen nach der Veranstaltung die Teilnehmerdaten als Excel-Dateien auf Ihrem Rechner ab?
• Sie führen Kunden- und Teilnehmerdaten in verschiedenen Systemen und Listen?
• Sie speichern erhaltene Teilnehmerdaten von Ihren Dienstleistern auf Ihrem Server?
All das wird nach dem 25. Mai so nicht mehr möglich sein! Wenn Sie sich aber in den Situationen wiedererkennen, können wir Sie bei der Umstellung auf datenkonforme Prozesse unterstützen. doo bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kunden- und Teilnehmerdaten DSGVO-konform zu speichern und weiterzugeben.
