Organisieren Sie Event-ROI positive Veranstaltungen!

Sie haben ein tolles Event organisiert und einen großen Teil Ihres Marketing-Budgets investiert. Gefühlt war es auch sehr erfolgreich und die Teilnehmer schienen begeistert. Doch können Sie eine konkrete Aussage treffen, ob Sie neue Leads und Kunden generieren konnten und ob sich das Event nachweislich gelohnt hat? Kennen Sie Ihren Event-Return-on-Investment? 

Besonders in den letzten Jahren sind die Budgets für Marketing und Events stark angestiegen. Damit ergeben sich aber für Sie als Event-Verantwortliche/r auch Veränderungen und neue Herausforderungen:

Extern: mehr Konkurrenz im Eventmarketing durch eine wachsende Anzahl von Events, aus denen Ihre Veranstaltung hervorstechen muss.

Intern: steigender Rechtfertigungsdruck. Denn Sie müssen nachweisen, welches Budget sich lohnt und ob Sie an den richtigen Stellen optimieren.

Bei den meisten Veranstaltungen werden zur Erfolgsmessung lediglich Indikatoren herangezogen, die recht einfach und schnell zu erheben sind, wie etwa die Anzahl der Teilnehmer oder die Teilnehmerzufriedenheit. Dies sind wichtige Kennzahlen, eignen sich aber weniger dafür, große Budgets zu rechtfertigen oder den Erfolg Ihrer Events zu optimieren. Zudem wird oftmals nur ein Bruchteil der Teilnehmer mit Feedback-Bögen erreicht, um deren Zufriedenheit zu messen. Daher bekommen Sie auf diese Weise nur eine sehr kleine und damit nicht repräsentative Stichprobe zusammen, welche meist die Meinung unzufriedener Event-Teilnehmer abbildet. Dabei ist das Messen von konkreteren, aussagekräftigeren Faktoren gar nicht schwer. Viele Unternehmen besitzen diese Daten bereits, ohne es zu wissen und diese richtig zu nutzen. Oftmals verstecken sich diese auch in verschiedenen Excel-Dateien oder CRM-Systemen, die schon durch eine kleine Prozessanpassung zusammengebracht werden können.

Denn alle Prozessschritte der Teilnehmerreise generieren bereits heute wertvolle Daten: • Einladung: Welche Entscheider reagieren auf meine Einladung? • Registrierung: Wer meldet sich an und wofür interessieren sich Anmelder? • Teilnahme: Wer erscheint auf meinem Event und bleibt wie lange? • Interaktion: Was ist mit Apps und Feedback?

Beginnen Sie zunächst damit, Ihr Ziel zu definieren , das Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Wollen Sie Ihre Markenbekanntheit erhöhen oder neue Leads generieren? Bestimmen Sie danach Ihre Erfolgsfaktoren , mit denen Sie die Erreichung Ihres Zieles messen wollen. Wie viele Neukunden konnten Sie generieren? Welche Veranstaltungs-Sessions wurden am häufigsten besucht? Wie viele Entscheider waren vor Ort und hatten Interaktionen mit dem Vertrieb? Daten können entlang der gesamten Teilnehmerreise erhoben werden. Legen Sie also die Messpunkte bzw. KPIs fest , die Sie gerne messen und auswerten wollen. Hier gibt es mehrere Arten von KPIs:

Online-Verhalten der Kontakte während der Einladungsphase, Webseiten-Besuche oder Folgeaktivitäten. Offline-Verhalten der Teilnehmer während Ihres Events, z.B. Check-In/ Check-Out, Teilnahme an Sessions, Networking etc. Persönliche Folgeaktionen Ihres Teams in direkter Interaktion mit den Leads, wie beispielsweise ein anschließendes Telefonat.

Zum Schluss können Sie dann je nach Zielstellung und Erhebung der Messfaktoren Ihren Return on Investment und damit den Erfolg Ihres Events berechnen. Haben Sie einmal die wichtigsten KPIs für Ihre Events festgelegt, können Sie die gleichen Mess- und Berechnungsmethoden auch nutzen, um kritische Stellen zu identifizieren und zu optimieren.

In unserem kostenlosen eBook finden Sie eine Checkliste, um Ihren Event-Erfolg messbar zu machen und Ihre bereits vorhandenen Daten-Diamanten optimal zu nutzen. Zudem liefert es Beispiele für mögliche KPIs und deren Messung und identifiziert mögliche Schwachstellen mit Optimierungspotential.