Instant Booking mit Hilfe einer Event Software – Fluch oder Segen?

Instant Booking – haben Sie schon davon gehört? Längst haben die Riesen der Travelbranche sich dem Instant Booking als Erfolgsmodell der Zukunft verschrieben. Auch die MICE-Größen und Entwickler der Veranstaltungsbranche diskutieren das Instant Booking intensiv.

Einige profitieren bereits von den Vorteilen, andere sehen darin einen wesentlichen Erfolgsfaktor des Eventmanagements und selbst Kritiker kommen um die Auseinandersetzung mit dem Instant Booking nicht herum.

Egal, wo Sie derzeit stehen, bilden Sie sich eine fundierte Meinung und treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Geschäftsfeld und die zukünftige Ausrichtung Ihres Eventmanagements.

Instant aus dem Englischen übersetzt: sofort oder augenblicklich. Instant Booking ist also die Echtzeit-Buchung. Sie wird Online getätigt. In der Reisebranche längst state of the art, etabliert sich Instant Booking jetzt im Eventbereich der MICE-Branche, speziell im Tagungsbereich.

Für die Tagungsbranche bedeutet Instant Booking eine softwarebasierte Echtzeit-Buchung von Tagungsräumen, Zimmern, Rahmenprogramm und Catering über die Event Booking Software. Schnittstellen mit der Hotellerie Software zeigen Verfügbarkeiten, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen und stellen entsprechende Verträge bereit.

Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche hat eine Erwartungshaltung geweckt: Sofortiges Reagieren, ad hoc-Ergebnisse, keine oder zumindest kaum Wartezeiten. Diese spürbare und mindestens im Geschäftsbereich effizienzsteigernde Entwicklung hin zur Echtzeitverarbeitung von Anfragen ist unumkehrbar. Software sorgt für die Automatisierung wiederkehrender Abfragen.

Die standardisierten Anforderungen der Tagungsbranche sind wie gemacht für eine Softwarelösung. In nur einem Bruchteil des bisherigen Zeit- und Kostenbudgets lassen sich Veranstaltungen organisieren. Der organisatorische Aufwand wird auf ein Minimum reduziert und das bei schnellsten Ergebnissen.

Als Anbieter kleinerer Events haben Sie gegenüber Großveranstaltungen einen deutlichen Vorteil, wenn es darum geht, geeignete Veranstaltungsräumlichkeiten und Caterer zu finden und entsprechende Zimmerangebote an Ihre Kunden weiterzugeben. Sie können auf eine Vielzahl von Anbietern zurückgreifen und nicht selten bestehen bereits Geschäftsbeziehungen, die die manuelle Angebotsanfrage und Buchungsabwicklung erleichtern.

Dennoch sind die Vorteile des Instant Booking auch hier unbestritten. Die Wettbewerbsvorteile –  Kosten- und Zeitersparnis bei allen Beteiligten – wirken unmittelbar. Zudem kommt die Instant Booking Software in diesem Segment bereits technisch verlässlich zum Einsatz.

Mittels Schnittstellen zur Hotellerie lassen sich idealerweise

• das aktuelle Angebot, Preise, Verfügbarkeiten von Tagungsräumen, Cateringangebote und Rahmenprogramme abrufen und direkt online buchen.

• Alle Angebote und Verfügbarkeiten werden als Echtzeit-Buchungsoptionen aufgeführt.

• Standardisierte Prozesse werden automatisiert und sicher in kürzester Zeit rund um die Uhr umgesetzt.

• Der komplette Buchungsprozess inklusive Zahlungs- und Stornierungsbedingungen bis zur Vertragserstellung wird online möglich.

• Die Echtzeitbuchung bedeutet für Sie als Eventmanager sofortige Statusaktualisierung: Ist die Buchung komplett? Was wurde gebucht? Zu welchem Preis und Konditionen? Ist der Zahlungsprozess abgeschlossen? Stehen entsprechende Vertragsunterlagen bereit?

• Manuelles, zeitaufwändiges Recherchieren, Anfragen und Buchen mit tagelangem Vorlauf ist insbesondere für kurzfristige Tagungsvorhaben lästig und vereitelt so manche Tagungsplanung. Instant Booking ermöglicht Anfrage und Buchung in kürzester Zeit.

Wie alle Neuerungen ist auch das Instant Booking nach Meinung seiner Anwender weder technisch noch konzeptionell ausgereift :

• Komplexere Anforderungen wie bei Großveranstaltungen erfordern aufwändige Anfragen an Räumlichkeiten, Rahmenprogramm und ein hohes Zimmerkontingent. Instant Booking kann nicht immer alle Varianten darstellen und verarbeiten. Mehrere Schnittstellen können nötig werden. Die Folge: Eine höhere Fehleranfälligkeit.

• Eine funktionierende Anbindung an die Hotelsoftware ist nicht immer garantiert und die digitale Buchungsverarbeitung ist auf manuelle Unterstützung angewiesen.

• Die Software hat (noch) technische Hürden zu überwinden: frühzeitige Buchung und Reservierung, Angebotsvarianten wie beispielsweise Early Bird-Preise, die Buchung von Premiumveranstaltungen und die zügige Verarbeitung von Absagen oder Buchung von Spätentschlossenen stellen noch Herausforderungen dar.

• Die Unzulänglichkeiten liegen aber nicht nur in der Software begründet: Auch die unternehmensinternen Prozesse sind nicht immer auf die Echtzeitbuchung ausgerichtet: Fehlende Entscheidungsvollmachten und Prokura verzögern den Echtzeit Buchungsprozess. Wer das Angebot recherchiert und auswählt, hat nicht immer Entscheidungsgewalt.

Die Meinungen der Vertreter der Branche gehen auseinander, aber in einem sind sie einig: Instant Booking ist keine neue Sau, die durchs Dorf getrieben wird. Instant Booking wird zum business changing model für das Eventmanagement und die Hotellerie. Immer dann, wenn es um die Aufgabenfelder Recherche, Anfrage, Buchung und Vertragsabwicklung geht.

Erfahren Sie, wie verschiedene Anbieter der Branchenführer im Tagungsmanagement die Zukunft des Instant Booking bewerten:

• Einkäufer sind sich einig: Es gibt keinen Grund mehr zum Telefonhörer zu greifen! Anfragen und Buchen als schnelle und innovative Systemlösung muss ausgereift breit zur Anwendung kommen. Denn die Vorteile des Live-Buchens sind für alle Veranstaltungsgrößen klar umrissen. Allerdings lassen sich Buchungen häufig noch nicht online bestätigen, weil die Systemsoftware zwar Anfragen aber keine unmittelbaren Responsen ermöglicht. Ohne Papier geht es noch immer nicht.

• Agenturen sehen noch deutlich Luft nach oben bezüglich der Funktionen und Systemanforderungen der Instant Booking Software. Noch beschränkt sich der Effizienzgewinn auf kleine Veranstaltungen mit kaum oder nur geringen Buchungsoptionen. Sobald der Kunde komplexe Veranstaltungsprogramme mit entsprechend vielfältigen Buchungsvarianten erfassen und wählen muss, ist nicht nur er, sondern auch die Software überfordert. Dennoch: geht zukünftig kein Weg an der Echtzeit-Buchung vorbei. Der erhebliche Gewinn für jedes Eventmanagement ist enorm.

• Und was sagt die Eventindustrie ? (Noch) ist das Instant Booking keine verlässliche Anwendung. Sicher ist die Digitalisierung im Anfrage- und Verwaltungsbereich des Eventmanagements zukünftig ein Kernbereich der Onlineverarbeitung. Die MICE Branche wird davon stark profitieren. Und wer frühzeitig dabei ist, sichert sich Wettbewerbsvorteile.

• Portalbetreiber sehen den Vorteil des Instant Bookings vor allem auf Seiten der Hotellerie. So maßgeblich, dass auch hier die Spreu vom Weizen getrennt wird.

Experten sind sich einig: Die Buchung in Echtzeit ist ein zwangsläufiger, erstrebenswerter Schritt in der weiteren Entwicklung des Eventmanagements. Und so empfehlen sie das Motto: „Das eine tun und das andere nicht lassen“. Nutzen Sie die Vorteile, die Instant Booking bereit hält und lernen Sie aus den Unzulänglichkeiten, die die technische Umsetzung birgt.

Jetzt haben Sie die Chance, eigene Anforderungen und Ideen zur Optimierung der Instant Booking Software einzubringen und die digitalisierte Unterstützung Ihrer täglichen Arbeitsprozesse aktiv mitzugestalten. Mindestens in Ihrem eigenen Unternehmen schaffen Sie jetzt die Voraussetzungen für ein effizientes Instant Booking und sichern sich einen Wettbewerbsvorteil – worauf warten Sie noch?