Die wichtigsten Anforderungen an eine Event Software für Ihre Veranstaltung

Ein Event ist nie wie das andere – klar, Sie kennen das. Erst recht, wenn Sie verschiedene Veranstaltungen in Ihrem Portfolio anbieten. Jede Veranstaltung hat ihre ganz speziellen Herausforderungen.  Eine professionelle Event Software darf Sie damit nicht im Regen stehen lassen.

Was muss eine Kongress-, eine Konferenz-, eine Seminar- oder eine Messe Event Software drauf haben? Vor Ihrer Kaufentscheidung sollten Sie sich die Besonderheiten der unterschiedlichen Anforderungen klar machen. Profitieren Sie von dieser Übersicht.  

Eine Software unterstützt Sie bei wiederkehrenden Prozessen eines Events effizient und sicher. Von Marketingaktivitäten vor dem Event über die Durchführung der Veranstaltung selbst, bis hin zur Zufriedenheitsanalyse und Kundenbeziehungspflege im Nachgang: Die professionelle Event Software sorgt für reibungsloses, effizientes und entspanntes Eventmanagement. Gut für Sie und gut für Ihre Gäste.

Aber woran erkennen Sie eine professionelle Event Software? Welche Anforderungen dürfen Sie an eine Event Software stellen? Mindestens gewisse Basisanforderungen an ein Event muss auch die Event Software erfüllen. Was Sie immer von einer effizienten Event Software erwarten dürfen:

1. Sie dürfen sich auf fehlerfreies Ticketing und einwandfreie Buchungsprozesse verlassen.

2. Ihr Buchungsformular bietet verschiedene Zahlungsoptionen on- und offline.

3. Ihre Kunden erhalten per automatischer Bearbeitung die gewünschte Rechnungsstellung .

4. Die Funktionen zum Teilnehmermanagement ermöglichen jederzeitige, ortsunabhängige aktuellste Zahlen und Daten per Klick – mit differenzierten Auswertungsoptionen.

5. Sie erhalten Marketingtools für Ihr Eventmarketing und Analysen per Klick.

6. Marketingtechnische Kurskorrekturen beispielsweise bei Unter- oder Überbuchung sind digital kurzfristig steuerbar.

7. Sie pflegen Ihre Kundenbeziehung unaufwändig und effektiv mit systemintegrierter Kommunikation und bereiten den Boden für Ihr kommendes Event.

Jedes Event hat seine speziellen Herausforderungen. Das Messemanagement stellt andere spezifische Anforderungen an den Eventmanager als beispielsweise ein Kongress.

Und klar ist: Ihre Veranstaltung kann nur so gut sein, wie Ihre Softwareunterstützung. Nehmen Sie sich Zeit. Eruieren Sie Ihre Anspruchshaltung an Ihre zukünftige Event Software. Es lohnt sich.

So gehen Sie vor: Sie müssen sich über die Anforderungen an Ihre Veranstaltung, insbesondere der spezifischen Prozesse im Klaren sein. Daraus leiten Sie die Anforderungen an die Event Software ab und vergleichen, ob die Softwarefunktionen diese Anforderungen erfüllen können.

Lassen Sie sich nicht von Nice to have-Features ablenken. Wenn wesentliche Funktionen fehlen, nutzt auch die schönste Präsentation nicht. Und umgekehrt: Die tollste Funktion hilft wenig, wenn sie nicht gefunden wird. Das ist der Fall, wenn Usability-Standards nicht berücksichtigt wurden.

Ihr Konferenzmanagement stellt anspruchsvolle Anforderungen an Sie und Ihr Personal. Welche sind das? Listen Sie Themenfelder und deren spezifische Aufgaben und gewichten Sie.

Listen Sie auch Anforderungen, die bislang in Ihrem Konferenz Portfolio nicht erfüllt werden konnten, die Sie aber als zukunftsweisend für Ihre Konferenzveranstaltung bewertet haben. Ihre Konferenz Software soll nicht nur bisherige Anforderungen effizienter durchführen, sie soll vor allem auch mit Zusatzfunktionen aufwarten, die Ihr Kongressmanagement modern hält und Sie auf höchstem Niveau unterstützt.

1. Individuelles Ticketing sowie Verarbeitung eines differenzierten Buchungsangebots

2. Interessenspezifische Namensschilder

3. Buchungszahlen , gebuchte Umsätze, Übernachtungen und Hotelkontingente

4. Vermarktungs-Tool und Anmeldeportal für Ihr Workshop-, Sub- und Side-Event

5. Abfrage von Teilnehmerdaten

6. Online Marketing Aktionen

7. Integration des Ticketshops direkt in Ihre Social Media Accounts

8. Messungen und Auswertungen der Online Aktivitäten

Fällen Sie Ihre Kaufentscheidung mit Weitblick. Die Anforderungen an das Konferenzmanagement wachsen. Ihre Konferenz Software sollte dazu Schnittstellen bereithalten. So lassen sich – wann immer nötig – zusätzliche Funktionen integrieren.

Ein Seminar ist meist der Däumling unter den Veranstaltungstypen. Umso wichtiger, das dieses kleinere aber hochpreisige Ticketkontingent gebucht wird. Genaue Zielgruppenkenntnis und Analyse der Marketingaktionen rund das Seminar sind essentiell. Je besser Sie Ihren Gast verstehen, desto zielsicherer können Sie seine Bedürfnisse befriedigen.

Ihre Seminar Software muss also insbesondere Tools und Features zur Verfügung stellen, die bei der Analyse Ihrer Zielgruppe, im Buchungsmanagement und der Kommunikation mit Ihrem Publikum Einiges drauf hat. Die Anforderungen an den Veranstaltungstyp Seminar sind spezifisch. Die Software muss mindestens diese spezifischen Ansprüche erfüllen. Stellen Sie bei der Kaufentscheidung für eine Seminar Software sicher, dass folgende Aufgaben zuverlässig gelöst werden können:

1. Verschiedenste Zahlungsoptionen , zeitversetzte Abrechnung, Verwaltung offener Posten

2. Arbeitgeberkonforme Rechnungsstellung

3. Verwaltung von Nachrückerlisten

4. Manuelle Buchungsfreigaben

5. Zielgruppenpotential für Folgeveranstaltungen

6. Zertifikatanforderung

Die Messe gilt als der Riese unter den Events. Die besonderen Herausforderungen Ihres Messe Managements liegen in der Größe der Veranstaltung. Eine Messe Software soll zuverlässig alle Anforderungen einer Event Software erfüllen und das für große Besucherströme.

Allerdings ist es damit nicht getan: Die Messe Software muss nicht nur über mächtige Kapazitäten verfügen, sondern auch spezifische Herausforderungen meistern wie zum Beispiel das Ausstellermanagement.

1. Online Tickets

2. Vor-Ort-Registrierung /E-Tickets beschleunigen das Einlassmanagement

3. Flexibler Buchungsprozess

4. Analyse der Vertriebskanäle

5. Insights in Ihre Daten

6. Digitales Einlassmanagement

7. Inkludierte Namensschilder

8. Verbessertes Ausstellermanagement

9. Aktive Leadgenerierung

10. Datenbasiertes Teilnehmermanagement

11. (No-)Show-Rate -Analysen

12. Abbildung von Side-Events

13. Gezielte Marketingkampagnen

14. Auswertung von Marketingaktionen

15. Umfassendes Reportingtool

Setzen Sie auf professionelles Eventmanagement mit Messe Software. Spielen Sie Ihre Profikarte aus. Werden Sie softwareunterstützt zur ersten Adresse des Messemanagements. Ein Riese unter den Veranstaltern von Riesenevents.

Egal, auf welchen Eventtypen Sie sich spezialisiert haben: Ohne digitale Unterstützung lassen sich Veranstaltungen zukünftig kaum noch managen.

Nutzen Sie jetzt Ihren Wettbewerbsvorteil: Holen Sie sich eine hochwertige Event Software als Partner ins Boot und lassen Sie sich von effizienten Prozessabläufen, vorausschauenden Planungsanalysen und up to date Marketingtools überzeugen und Ihre tägliche Arbeit erleichtern.