Rollen- und Rechtemanagement mit doo: Im Team mehr Tickets verkaufen

Niemand organisiert gerne alleine eine Veranstaltung. Zu viele Stakeholder sind an dem Prozess beteiligt und zu viele Entscheidungen hängen von externen Faktoren oder Dritten ab. Eine Event Software unterstützt sie zwar schon bei der Organisation, aber nur mit dem Rollen- und Rechtemanagement von doo können Sie auch im Team zusammenarbeiten.

Wir erklären Ihnen wie Sie ab sofort Ihre Arbeit leichter organisieren, als Administrator die Aufgaben ihrer Kollegen managen und Ihr Team auch online abbilden können.

Das System, dass mehrere Nutzer auf ein Gerät oder eine Software zugreifen können ist so alt wie der Computer selbst. Bereits in den frühen Jahren der Großrechner hatte dies jedoch noch eher praktische Gründe. Auf einen Rechner kamen damals kapazitätsbedingt zahlreiche Anwender, aber nur eine Tastatur und ein Bildschirm. Vor allem an Universitäten und Forschungseinrichtungen war ein Mehrbenutzersystem deshalb unabdingbar.

Später verlieh man sogar ungenutzte Rechenzeiten an Unternehmen und andere Interessenten. Dadurch konnte es geschehen, dass auf einem Rechner mehrere Datenverarbeitungen liefen, die voneinander abgeschirmt werden mussten. Die Begriffe “Administrator” und “Zugriffsrechte” wurden geboren!

Heutzutage sind für Multi-User-Arbeitsplätze entsprechende Betriebssysteme erforderlich, da eine funktionierende Arbeitsweise durch ein durchdachtes Rechtemanagement geregelt werden muss. Heißt: Jeder Nutzer hat vordefinierte Rechte. Ein Administrator hat dabei die Sonderrolle, dass er auf alle Funktionen zugreifen und anderen Nutzern Rechte zuweisen oder entziehen kann.

Auch in Zeiten der Cloud ist Datensicherheit eine wichtige Anforderung an das Rollen- und Rechtemanagement. Diverse Schutzmechanismen sorgen dafür, dass Datensätze nicht durch das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer User überschrieben werden. Ihr Team bleibt also zu jedem Zeitpunkt multitaskingfähig.

Das Gegenteil eines Mehrbenutzersystems nennt man übrigens Einplatz- oder Single-User-System. Jedoch bietet das Rollen- und Rechtemanagement demgegenüber vor allem im Bereich des Teamworks auf Arbeitsebene erhebliche Vorteile.

In einem Unternehmen arbeitet man nicht selten in einem Team. Warum also nicht diese Teams auch online in der Software, die Sie gemeinsam nutzen, abbilden? Durch ein Rollen- und Rechtemanagement lassen sich alle Teammitglieder einladen und dem aktuellen Projekt hinzufügen – sei es nun eine Veranstaltung oder einfach nur ein Ordner mit Projektdateien.

Bilden Sie Ihre interne Struktur also online ab. Dabei macht es auch keinen Unterschied ob Sie Mitglied eines oder mehrerer Teams sind: Alles ist möglich!

Auch hier gilt: Was im Unternehmen funktioniert, sollte auch in der Software so dargestellt werden. Demnach können Sie dem Projektleiter Administratorenrechte geben und seinen Mitarbeitern nur bestimmte Funktionen freischalten.

Rollen- und Rechtemanagement hat den Vorteil, dass digitale Hierarchien nachgebildet und Informationen vor nicht-authentifizierten Blicken geschützt werden. Sie sparen sich also die Mühe, Zugriffe in einem Single-User-System z.B. durch Passwörter zu schützen.

Wer schon einmal ein Event organisiert hat, der weiß, wie wichtig helfende Hände sind. Doch wenn nur Sie Zugriff auf eine Veranstaltungssoftware und deren Funktionen haben, dann bleibt am Ende die ganze Last auf Ihren Schultern liegen.

Teilen Sie die Arbeitspakete auf und holen Sie sich Verstärkung ins Boot. Engagieren Sie zum Beispiel explizit jemanden, der sich nur um die Buchungsfreigaben kümmert. Ihr Marketing-Spezialist könnte als Verantwortlicher für E-Mail-Kampagnen und Ihr CTO als Manager des Analytics-Bereichs eingesetzt werden.

Wie viele Fehler sind schon passiert, nur weil gewisse Informationen nicht an die richtige Person weitergetragen wurden oder konnten? Besucher tauchen z.B. nicht auf der Gästeliste auf, weil vergessen wurde die Namen an den Verantwortlichen weiterzuleiten.

Sind jedoch alle Parteien Teil Ihres Team im Multiuser-System, so gibt es keine Ausrede mehr. Jeder hat Einsicht in den aktuellen Stand der Dinge, sofern es seine Zugriffsrechte erlauben. Kommunikationsbarrieren werden dadurch entfernt und der Informationsfluss erhöht.

Ihr Event ist vorbei und das nächste soll durch ein ganz anderes Team organisiert werden? Oder aber ein Kollege verlässt das Unternehmen und soll nun ersetzt werden? Teams sind nicht immer fix, sondern entwickeln sich je nach Anforderungen dynamisch weiter.

Egal ob Sie Ihr Team nun verkleinern oder vergrößern wollen, so lässt sich eine Veränderung jederzeit im Multiuser-System angleichen. Löschen Sie ganz einfach komplette User oder ändern Sie nur Rechte sowie die Personeninformationen. In Ihrem Team-Management bleiben Sie jederzeit flexibel.

Auch doo unterstützt das Rollen- und Rechtemanagement und erlaubt es mehreren Nutzern zusammen als Team Veranstaltungen zu managen. Als Veranstalter finden Sie alle Vorteile auch in der Software von doo wieder und sind bei der Planung Ihres Events ab sofort nicht mehr auf sich alleine gestellt.

Die folgenden vier Funktionen stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Egal ob Sie nur eine helfende Hand für das Buchungs-Management oder einen Profi für das Gestalten der Einladung für Veranstaltungen brauchen – Fügen Sie als Administrator unbegrenzt viele Kollegen mit nur wenigen Klicks hinzu.

Jeder Administrator ist befugt andere Teammitglieder zu sperren oder ihnen verschiedene Benutzerrollen zuzuweisen – entweder ebenfalls als Teamadministrator, Veranstaltungsmanager oder Buchungsassistent. Jede Rolle ist mit vordefinierten Rechten versehen, sodass Sie diese aktiv steuern können.

Unabhängig von seiner Roller erhält jeder Nutzer seinen ganz persönlichen Account. Dort kann er jederzeit Änderungen an seinen Daten (Name, Telefonnummer, Passwort etc.) vornehmen und diese aktualisieren.

Jeder Nutzer kann selbstverständlich Teil mehrerer Teams sein. Wenn Sie also simultan an zwei oder mehr Veranstaltungen arbeiten, können Sie in Ihrem Profil auf doo bequem zwischen den Teams hin und herschalten. Diese Funktion ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie abteilungsübergreifend in Teams zusammenarbeiten.

TEAM steht nicht für “Toll ein Anderer macht’s” sondern soll Sie dabei unterstützen noch effektiver zu arbeiten und Veranstaltungen erfolgreich zu planen. Organisieren Sie Ihre Mannschaft, weisen Sie jedem Kollegen individuelle Recht zu, teilen Sie sich die Arbeit auf, verbessern Sie dadurch die interne Kommunikation und bleiben Sie dabei flexibel.

Mit Hilfe des Mehrbenutzersystems von doo lassen sich alle diese Vorteile auch in einer Event Management Software abbilden. Arbeiten Sie im Veranstaltungsmanagement nicht länger alleine: Ihre Gäste und Sie selbst werden es Ihnen am Ende danken!