Bei einer Veranstaltung wie beispielsweise einer Jahreshauptversammlung, geht es darum möglichst viele Aktionäre, Gesellschafter oder Mitglieder zur Teilnahme zu bewegen. Sind Sie der Ausrichter einer Aktionärs,- Gesellschafter- oder Vereinsversammlung, gilt es abzustecken, wer kommt und wer nicht kommt.
Der Adressatenkreis ist steht fest. Mit Ihrer E-Mail-Kampagne an alle Geladenen, wollen Sie zur Teilnahme mobilisieren und feststellen, wie viele und welche Personen kommen. Davon hängt die Wahl der Räumlichkeiten ebenso wie die Beschlussfähigkeit
der Versammlung ab.
Sie werden also in eine Kommunikation mit dem Adressaten treten wollen, um herauszufinden, was seine Absicht ist. Eine E-Mail-Kampagne mit RSVP
ist hier die richtige Wahl. RSVP – zu Deutsch „Bitte antworten Sie“ – soll Ihnen helfen, die Größenordnung der Veranstaltung einzuschätzen, Sitzordnung und gegebenenfalls Tischkarten etc. vorzubereiten.
Ihre E-Mail-Kampagne mit RSVP enthält also nicht nur einen Anmelde-Button, der zur Registrierung leitet. Vielmehr erhält Ihr Adressat genau 3 Antwort-Optionen: „Ich nehme teil“, „Ich nehme vielleicht teil“ oder „Ich nehme nicht teil“. Mit der versendeten Einladung eröffnen Sie den Kommunikationskanal. Wird er vom Adressaten angenommen, erhalten Sie Informationen für ein aussagekräftiges Zu- und Absage-Tracking.
Antwortet der Geladene nicht eindeutig zustimmend, ist es hilfreich, die Gründe für sein Zögern, bzw. für seine Absage zu kennen. Denn erst, wenn Sie seine Motivation kennen, können Sie gezielt nachhaken und im Idealfall doch eine Anmeldung erreichen.
Wie halten Sie den Kommunikationskanal offen mit dem Ziel, weitere Teilnehmer zu gewinnen? Ganz einfach, eine positive Antwort „Ich nehme teil“ führt zur Anmeldung und im besten Fall zum Kauf eines Online Tickets.
Ist der Adressat noch unsicher, wird seine Antwort an eine Frage gebunden. Wenn er also antwortet „Ich nehme vielleicht teil“, versuchen Sie ihm noch eine Begründung zu entlocken. Wichtig auch: Formulieren Sie positiv! Statt „Ich nehme vielleicht nicht teil“ besser „Ich nehme vielleicht teil“.
Der Unentschlossene wird genauso wie der Nichtreagierer, zu einem späteren Zeitpunkt erneut angeschrieben – möglicherweise sogar mehrfach – und freundlich zur Teilnahme motiviert. Mit diesen Remindern lassen sich wenig Entschlussfreudige und inaktive Adressaten oftmals aktivieren.
Sie sollten auch versuchen, die Gründe für ein „Nein“ zu erfahren. Selbst wenn es Ihnen nicht gelingt, aus einer Absage eine Zusage zu generieren – im Übrigen ist das auch hier nicht Ihr erstes Ziel – sind diese Hinweise für ein qualifiziertes Tracking wertvoll, auch für die Planung zukünftiger Veranstaltungen.
Ist beispielsweise überdurchschnittlich häufig „Terminkollision“ als Absagegrund angegeben worden, lohnt es sich nach zeitgleichen Konkurrenz-Veranstaltungen dieser Zielgruppe zu recherchieren, um Terminüberschneidungen zukünftig zu vermeiden.
