MEXCON 2018 – Go digital or go home

DSGVO sorgt nach wie vor für Unsicherheit

Wir hatten daher mit unserem IT Fachanwalt, Christian Schmoll, eine DSGVO Fragestunde für Interessierte angeboten. Dabei wurde eines deutlich: Im Vordergrund steht für fast alle der Umgang mit Kontakten . Während Informationspflichten und Zusammenarbeit mit Lieferanten mittlerweile weniger relevant sind, stellt sich immer wieder die Frage “was mache ich mit meinen 5.000 Kontakten, die ich über 10 Jahre gesammelt habe?”.

Da jeder Veranstalter anders mit seinen Kontakten umgeht, gibt es hier keine eindeutige Antwort, die für alle gilt. Fest steht aber, wer schon früher die Zustimmung seiner Kontakte zur Marketing-Ansprache hatte, braucht diese jetzt nicht zu erneuern. Auch hat sich sonst in Sachen Kontaktrisiken nicht viel geändert.

Personalisierung und Individualisierung: Mit weniger mehr erreichen

In der Diskussion waren sich alle einig, dass es nicht die größeren Budgets sind, die in Zukunft unsere Teilnehmer begeistern, sondern das individuelle Erlebnis . Was genau bedeutet das?

Insbesondere bei Marketing- und Kunden-Events muss ich mich als Veranstalter von anderen abheben. Denn Events macht heute jeder. Industrie-Entscheider erhalten 3-4 Einladungen zu Events pro Woche. Wie kann ich mich da differenzieren? Die Antwort ist laut den Teilnehmern eigentlich ganz einfach: wie im Online-Marketing muss ich meine Ziel-Persona verstehen und gezielt mit relevanten Inhalten ansprechen. Das sind segmentierte Einladungen und intelligente Erinnerungs-E-Mails, aber auch eine personalisierte Agenda und Vorort-Ansprachen.

Auch hier sorgt die DSGVO für Fragezeichen. Da zur personalisierten Ansprache zunächst ein paar mehr Teilnehmer-Abfragen bei der Registrierung gemacht werden, stellt sich die Frage, wie ich damit umgehe. In der Praxis zeigt sich aber, dass sich, wenn man bei Registrierungen oder Newslettern gezielt nach Interesse fragt, die Wahrnehmung für Spam bei zukünftigen Einladungen reduziert. Das bedeutet, eben gerade durch die Abfrage “wollen Sie in Zukunft über Thema A, B, oder C informiert werden” erreiche ich nicht nur die Einwilligung, sondern gleich auch eine wertvolle Interessensabfrage.

Gesichtserkennung am Einlass ist ein echter Hingucker

Werner Schiffer und Norman Adam von Fastlane aus Bonn haben auf der MEXCON ebenfalls die neue Technologie der biometrischen Gesichtserkennung vorgestellt. Während die Vorteile der Technologie durch deutlich schnelleren Einlass und sichere Teilnehmer-Identifikation auf der Hand liegen, gibt es immer wieder Rückfragen zum Datenschutz. Also auch hier spielt die DSGVO eine Rolle.

Die Technologie ist bereits häufig im Einsatz und wird gut angenommen. Vor allem muss man aber wissen, dass – zumindest bei der Technologie von Fastlane – das eigentliche Foto des Teilnehmers noch im Bearbeitungsprozess wieder gelöscht wird. Es werden nur biometrische Daten ausgelesen und hinter einer anonymen ID und verschlüsselt gespeichert. Kommt der Teilnehmer später zu einer Veranstaltung, kann das System direkt das aktuelle Bild mit der Biometrie-Datenbank abgleichen. Gibt es eine Übereinstimmung, kommt die ID positiv zurück und das Einlasssystem vergleicht, ob es die gleiche ID aus der Registrierung ist. Somit werden also keine persönlichen Bilder gespeichert oder personenbezogene Daten unverschlüsselt ausgetauscht.

Folgendermaßen kann ein reibungsloser und schneller Einlass mithilfe der Gesichtserkennung erfolgen:

Auf der MEXCON 2018 ging es zudem um die Frage, ob genau diese neuen Technologien und Themen, wie Digitalisierung und künstliche Intelligenz, nur ein  aktueller Hype  sind und was wirklich dahinter steckt. In einem  Live-Interview  mit dem GCB German Convention Bureau konnten wir diese klären: https://www.facebook.com/germanymeetings/videos/10156472042563044/

Der Beruf des Event Managers verändert sich

Events und Eventplanung ist vielmehr Projektgeschäft als Alltag. Daher kommen immer mehr technische Hilfsmittel und Apps aus dem Projektmanagement zum Einsatz. Werkzeuge, wie Trello zur Aufgabenplanung oder Slack zur schnellen Team-Kommunikation, verändern die Zusammenarbeit. Wir sind deutlich schneller und können – auch ohne lange Meetings – abgestimmt arbeiten. Und das auch über größere Entfernungen und mit Lieferanten, die wir vielleicht noch gar nicht persönlich getroffen haben.

Bei der Frage aber, ob die Automatisierung und Digitalisierung dafür sorgen wird, dass es den Beruf des Event-Managers vielleicht bald nicht mehr geben wird, waren sich aber alle einig…