Im Zusammenspiel mit unseren Partnern von Fastlane und fielddrive ging es darum, unter den kritischen Augen der gesammelten deutschen Event-Branche überzeugenden Service abzuliefern. Das bedeutet, innerhalb von zwei Tagen mehr als 10.000 Fachbesucher und mehrere tausend Aussteller mit Tickets zu versorgen und einen reibungslosen Einlass zu gewähren. In der Spitzenzeit gegen 10.00 Uhr am Eröffnungstag wurden über 100 Besucher pro Minute durch den Eingangsbereich geführt.
Die Vorbereitungen liefen bereits im Oktober an. Die wesentliche Herausforderung im Vorfeld ist, einerseits die verschiedenen Angebote Rund um die BOE (wie Guided Tours, spezielle Workshops – und natürlich nicht die zu vergessen: die legendäre BOE Night!) attraktiv und nutzerfreundlich für die verschiedenen Besuchersegmente zu gestalten und dabei unterschiedlichste Kombinationsmöglichkeiten zu erlauben. Andererseits müssen alle Datenströme für die verschiedenen Einlasskontrollen und der vereinfachte Austausch von Kontaktdaten zwischen Messebesucher und Ausstellern sichergstellt werden.
Dazu kamen dieses Jahr die von uns und unseren Partnern entwickelte “Aussteller-Pakete”. Das Aussteller-Paket ist ein spezielles Angebot im Bereich Einladungsmanagement, Registrierung und Onsite-Leaderfassung. Aussteller können damit in einem zentralen Teilnehmer-CRM ihre Kontaktdaten verwalten, Teilnehmer mit Promotion-Codes über verschiedene Einladungsketten einladen und hinterher sämtliche Leads auswerten. Ziel dabei ist es, die aufwendige Sortierung der Kontaktdaten durch viele Excellisten zu reduzieren und mit Hilfe des CRMs und der Analytics mehr über seine Teilnehmer zu lernen.
Auch diese Services mussten natürlich bei der Konzipierung des gesamten Gästemanagement-Prozesses mit berücksichtigt werden – aber nach viel Kaffee, Cola, Slack-Nachrichten und E-Mails Stand dem erfolgreichen Launch der Registrierung nichts im Wege.
Wie in einem derart dynamischen Umfeld wie der Event Branche nicht anders zu erwarten, wurde die Auswahl an zusätzlichen Angeboten, Zielgruppen und Ticket-Kombinationen auch nach dem ersten Live-Gang ständig erweitert und optimiert, um so eine möglichst große Anzahl der Registrierungen bereits im Vorfeld der Messe sicher zu stellen.
Mitte letzter Woche erfolgte die Feuertaufe: Hatten sich alle Mühen der Vorbereitung ausgezahlt, und konnten wir den erwarteten Besucherströme reibungslos Einlass zu den jeweils gebuchten Angeboten der BOE gewähren? Bis spät in die Nacht wurden die über 10 Self-Service Check-In Terminals aufgebaut, Besucherwege im Eingangsbereich optimiert und Datenflüsse überprüft. Ausserdem wurden die Hostessen auf die potentielle Anfragen und Problemfälle bei den Check-Ins vorbereitet.
Derweil kümmerte sich ein weiteres Team um die Organisation der Neuregistrierungen – auch noch während der Messe konnten Besucher sowohl online als auch vor Ort Tickets zur BOE erwerben. Ebenso galt es, Aussteller und Presse mit den für sie relevanten Tickets, Ausweisen und Informationen zu versorgen.
Wie erwartet, setzte morgens pünktlich mit Öffnen der Türen der große Ansturm an – und bald waren alle Terminals gut ausgelastet, und auch das Team für die Vor-Ort Buchungen hatten alle Hände voll zu tun. Die erste Anspannung konnte gegen Mittag weichen, nachdem wir keinen unangemessenen Wartezeiten beim Checkin, bei der Tageskasse oder am Troublecounter vermerken konnten. Richtig entspannen konnten wir den ersten Tag natürlich erst am Ende des Tages, als auch alle Besucher der BOE Night problemlos und ohne Wartezeiten die Party bei leckerem Street-Food genossen – und auch dann nur bis um 8:00 des nächsten Morgen, als der Einlass für den 2. Messetag mit seinen eigenen Herausforderungen begann, welcher mit einem neuen Besucherrekord enden sollte.
