Online Event-Ticketing ohne E-Mail-Abfrage – geht das?

Sie leben und arbeiten in der digitalen Welt und möchten sich Ihr Eventmanagement nicht mehr ohne Softwareunterstützung vorstellen. Event-Ticketing per E-Mail-Abfrage ist ein liebgewonnener Pfeiler Ihres Managements. Und dennoch: Ihr nächstes Angebot richtet sich an eine Zielgruppe, die online nur partiell oder nicht interaktiv unterwegs ist. Die E-Mail-Abfrage zur Buchung – eigentlich der Standard – funktioniert hier nicht.

Jetzt ist guter Rat teuer: Mit einem abgestimmten Mix aus On- und Offline-Methoden wird Ihre Veranstaltung dennoch zu einem gut gebuchten, ja sogar Full House.

Ihre Zielgruppe oder ein nennenswerter Teil derer hat ein gewisses Alter erreicht? Dann ist sie nachweislich nicht mit digitalen Medien und social media-Nutzung herangewachsen, also nicht digital native.

Sie als Veranstalter können deshalb nicht davon ausgehen, diese Interessenten ausschließlich über Webpräsenzen für Ihr Angebot zu begeistern und eine Buchung auszulösen. Sie müssen kalkulieren, dass die gewohnte E-Mail-Abfrage hier nicht zur Buchung führt. Denn der Umgang mit persönlichen Daten in der digitalen Welt ist dieser Zielgruppe nicht selten suspekt.

Drei Gründe können eine erfolgreiche E-Mail-Abfrage und damit komfortables und übersichtliches Event-Ticketing verhindern. Sie liegen im Verhalten und den Gewohnheiten Ihrer Zielgruppe. Nur wenn Sie Ihre Zielgruppe sehr gut kennen, können Sie reagieren und Interessenten für Ihr Veranstaltungsangebot gewinnen.

Haben Sie es beispielsweise mit einem Zielgruppensegment zu tun, das nur selten digital unterwegs ist? Wenn Ihre Zielgruppe vor 1980 geboren (also kein Mitglied der Generation Y) ist, gilt sie nicht als digital native.

Das muss natürlich nicht bedeuten, dass Sie diese Interessenten nicht digital erreichen. Zumindest aber müssen Sie damit rechnen, dass diese nicht interaktiv im Netz unterwegs sind. Eine Reaktion auf Ihre E-Mail-Abfrage ist auch bei Interesse an Ihrem Angebot alles andere als garantiert. Und diese Wahrscheinlichkeit steigt mit dem Alter Ihrer Zielgruppe. Ein deutlicher Frauenanteil verstärkt die Tendenz.

Über Online-Kanäle erfahren diese Interessenten zwar von Ihrem Angebot. Bestellungen und Einkäufe werden aber ausschließlich in der analogen Welt unternommen. Kommen Sie hier also gar nicht erst in Versuchung, nennenswerte Online-Buchungen per E-Mail-Abfrage einzuplanen.

Ihr zweites Zielgruppensegment hat wenig oder kein Vertrauen in den Datenschutz.  Sie teilt die Unvoreingenommenheit der digital natives in keiner Weise und möchte oder darf persönliche Daten – womöglich soziodemografisch angereichert – nicht der Onlinewelt anvertrauen. Das kann Personen des öffentlichen Dienstes, aus der Politik oder auch Handwerksberufe betreffen. Die Liste ließe sich fortsetzen.

Zwar erreichen Sie diese Interessenten mit Ihrem Angebot über Ihre Online-Präsenzen – das bestätigen auch Ihre Klickraten -, aber E-Mail-Abfragen laufen ins Leere. Sie werden als Verletzung der Privatsphäre empfunden. Lieber bleiben diese potentiellen Teilnehmer zu Hause als auf E-Mail-Abfragen zu reagieren.

Und last but not least haben Sie es je nach Event mit einer Zielgruppe zu tun, die obwohl digitale Nutzer eine gewisse Vorsicht walten lassen, wenn es um brisante Inhalte geht.

Planen Sie beispielsweise eine Veranstaltung zu einem – sagen wir mal – ungewöhnlichen, vielleicht sogar heiklem Thema: Beispielsweise Staffing – Selbsthilfe für Führungskräfte oder eines zur sexuellen Orientierung, eines, das in religiösem Zusammenhang steht oder spezielle Suchtkranke anspricht. Wann immer gesamtgesellschaftliche Akzeptanz fehlt, bleiben Teilnehmer gerne anonym.

Dann können Sie Ihre E-Mail-Abfragen noch so komfortabel und zurückhaltend gestalten, Sie werden keine Online-Buchung erzielen. Diese potentiellen Teilnehmer suchen eher den Kontakt unter 4 Augen. Das sonst so effiziente Event-Ticketing kommt also in diesem Zielgruppensegment nicht (unmittelbar) zum Zuge.

Bevor Sie also Ihre Marketingaktionen und Call-to-Action-Wege planen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wie Ihre Zielgruppe sich verhält. Und bedenken Sie: Ihre Zielgruppe ist nicht homogen. Auch ein kleines Zielgruppensegment von nicht digital natives könnte überdurchschnittliche Buchungszahlen generieren.

Vernachlässigen Sie also auch dieses kleine Zielgruppensegment nicht, wenn sie hier ein gewisses Potential für Ihren Buchungserfolg ermittelt haben. Setzen Sie auf strategische Multi-Channel-Kommunikation : Eine konzertierte Marketingaktion, die On- und Offline-Angebote nach den Bedürfnissen der Zielgruppe verknüpft.

Wenn Marketingexperten über Multi-Channel-Kommunikation sprechen, meinen Sie das gleichzeitige Bespielen aller geeigneten Kommunikationskanäle auch mit Interaktionsangeboten zwischen den Kanälen. Ein Kanal soll allerdings von der Angebotsofferte bis zum Kauf alle nötigen Schritte bereithalten – ohne Medienwechsel. Folgt dem Online-Angebot die E-Mail-Abfrage ist das erfolgsversprechend, weil ohne Medienwechsel möglich.

Sie sollen aber den Medienwechsel einplanen! Eine Strategie vor der üblicherweise gewarnt wird, weil ein erzwungener Medienwechsel fast immer zu Kaufabbrüchen führt. In Ihrem speziellen Fall, soll der Medienwechsel aber Buchungen generieren.

Die Formel ist so einfach wie ernüchternd: Eine ungenutzte Buchungsoption bedeutet keine Buchung! Verknüpfen Sie das Beste aus analoger und digitaler Welt, um allen Interessenten eine ansprechende Buchungsoption zu bieten.

Dazu dürfen und sollen Sie Ihre Veranstaltung online bewerben, denn so erreichen Sie kostengünstig und effizient Ihre Zielgruppe. Insbesondere, wenn Sie nicht Anbieter von Mainstream-Events sind. In dem Fall werden Sie nicht nur gefunden, sondern auch aktiv gesucht. Außerdem erreichen Sie online schnell und zielsicher aktive Communities zu Ihrem Themenangebot.

Aber auch die Vermarktung Ihres Events in der analogen Welt sollten Sie in Erwägung ziehen. Wenn Ihre Zielgruppenanalyse ergeben hat, dass ein erfolgversprechendes Zielgruppensegment offline unterwegs ist und, wenn die prognostizierten Buchungszahlen höhere Kosten und einen zeitlich längeren Vorlauf rechtfertigen.

In diesem Fall kommen traditionelle Direktmarketingwege zum Einsatz: Einladungen per Post, Werbeplakate, Flyer und Anzeigenvermarktung. Vergessen Sie nicht eine Offline-Kontaktmöglichkeit per Telefon oder Fax anzubieten.

Ihre Event-Webseite erfüllt alle Standards. Sie informiert über das Wer? Wie? Was? Wann? und Wo? zu Ihrem Event. Selbstverständlich sind Bilder und Impressum enthalten.

Wenn Ihre Veranstaltung nicht öffentlich einsehbar sein soll, sie aber trotzdem Online-Bucher abgreifen wollen, arbeiten Sie am besten mit Zugangscodes.

Statt aber ausschließlich eine Online-Buchungsoption per E-Mail-Abfrage anzubieten, halten Sie auch eine Offline-Buchungsmöglichkeit bereit, die denjenigen mit dem Bedürfnis nach Sicherheit und Datenschutz entgegenkommt. Sorgen Sie dafür, dass diese Option – beispielsweise „Ihr schneller Kontakt zu uns“ – deutlich sichtbar ist und nicht der E-Mail-Abfrage nachgeordnet erscheint.

Gängig ist die Angabe einer Telefon-Nr. unter der der potentielle Gast Sie und Ihr Team als Veranstaltungsbetreiber erreicht und seine persönlichen Daten erfassen lässt. Die Bucherdaten werden unmittelbar in die Eventsoftware eingegeben.

Je nach Größe der Veranstaltung, bzw. kalkuliertem telefonischem Andrang, kann es sinnvoll sein, ein Call-Center mit der manuellen Erfassung von Ticketkäufen in Ihre Eventsoftware zu beauftragen. Achten Sie auf „freie Leitungen“, um ungewollte Filter zu vermeiden. Der Interessent unternimmt womöglich nur einen Buchungsversuch.

Egal, ob Sie die Erfassung intern oder extern beauftragen, Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Buchungssoftware Rollen- und Rechtemanagement erlaubt.

Die manuelle Buchung kann auch per Faxvorlage erfolgen, die Sie für den User bequem zum Ausdruck bereithalten. Faxbuchungen können auch zeitversetzt erfolgen. Eine externe Erfassung ist hier nicht so dringlich wie bei eingehenden Telefonaten. Möglicherweise hält Ihr Team Kapazitäten bereit, die Faxeingänge peu a peu zu erfassen.

Ob telefonische Buchung oder per Fax, Sie generieren wie gewohnt eine Ticket-PDF. Alternativ drucken Sie ein Hard-Copy-Ticket aus und versenden es postalisch – je nach Kundenwunsch.

Egal, über welchen Weg die Erfassung der Bucherdaten erfolgt: Ob vom Gast selbst, durch Ihr Team oder ein externes Call-Center. Der Gast ist online erfasst und lässt sich mit allen Optionen, die die Eventsoftware für Sie bereit hält verwalten. Ein Aufwand, der sich lohnt.

Verzichten Sie nicht auf Ihr softwaregestütztes Teilnehmermanagement. Probieren Sie´s, schöpfen Sie das Potential Ihres Event-Ticketings auch bei analoger Buchung