Online-Kursverwaltung: Von A wie Anmeldung bis Z wie Zertifikat

Anbieter von Seminaren wissen die Vorzüge einer Online-Kursverwaltung zu schätzen. Ob Akademien, Schulungseinrichtungen, Verbände oder Unternehmen: Wer eine Vielzahl an Kursen organisiert, ist darauf angewiesen, stets den Überblick über Veranstaltungen, Zeiten, Inhalte und Teilnehmer zu behalten.

Online-Kursverwaltungen verbinden dabei Kurs-Managementsystem mit Buchungs- und Teilnehmerplattform in einer Applikation. Das hat jede Menge Vorteile: Von A wie Anmeldung bis Z wie Zertifikat wird alles über eine Software abgewickelt.

Für wen sich eine Online-Kursverwaltung lohnt und auf welche Stärken es in der Praxis vor allem ankommt, beschreiben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Wer Seminare organisiert, weiß um die Problematik: Viele Kurse laufen parallel zueinander, Bildungsangebote bauen aufeinander auf, manche Workshops dauern nur einen Tag, andere Weiterbildungen über mehrere Wochen. Für den einen Kurs ist die Warteliste bereits länger als die der Teilnehmer, beim anderen haben sich erst drei Leute angemeldet. Rechnungen müssen verschickt, Referenten organisiert, Zertifikate ausgestellt werden.

Kurzum: Die Komplexität ist dermaßen hoch, dass es alles andere als einfach ist, den Überblick zu behalten.

Mit analogen Mitteln ist die Verwaltung der Kurse nicht mehr zu bewerkstelligen. Vor allem Verbände wie Industrie- und Handelskammern und Sportvereine sowie Bildungseinrichtungen können ein Lied davon singen. Mithilfe von Managementsystemen verwalten sie ihre Kurse. Viele arbeiten dabei allerdings wenig effizient.

Das Problem: Häufig wird für die Buchung der Kurse ein anderes System verwendet als für die Verwaltung. Die Abrechnung läuft über eine dritte Software. Und um den Kontakt zu den Kursteilnehmern zu halten, bedarf es einer weiteren Applikation.

Wie heißt es so schön: Viele Köche verderben den Brei. Fehler und Chaos sind programmiert.

Eine gute Online-Kursverwaltungssoftware ist deshalb das A und O – vor allem für Akademien und Verbände, die mehrere Schulungen pro Monat anbieten. Ihre Anforderungen sind nämlich hoch:

• Die Kursstruktur muss klar erkennbar, die Teilnehmer übersichtlich geordnet sein.

• Kursinhalte, Referenten, Materialien müssen den Kursen eindeutig zugeordnet sein.

• Eine Kommunikation mit den Teilnehmern muss direkt erfolgen – und zwar auf verschiedenen Wegen vor, während und nach einem Kurs.

• Und: Datenschutz wird groß geschrieben.

Dazu kommen einige besondere Features, die speziell im Weiterbildungs- und Schulungsbereich unabdingbar sind – und den Erfolg einer Online-Kursverwaltung ausmachen.

Je höher die Anzahl an Kursen, desto schwerer fällt es Teilnehmern, den gesuchten im Dickicht des Angebots zu finden. Das Gleiche gilt natürlich für Sie auf der Anbieterseite: Auch Sie wollen in Ihrer Datenbank nicht den Überblick verlieren – schließlich soll morgen früh der richtige Referent im richtigen Raum den richtigen Kurs vor der richtigen Gruppe abhalten. Oder war es erst übermorgen?

Übersicht ist deshalb alles – und die geht einher mit einer ordentlichen Such- und Ordnungsfunktion. Dazu kommen Listentools, die sie benötigen, um Ihre Teilnehmer zu verwalten, und diverse Anwendungen für die Rechnungsstellung und die Zertifikatsausstellung. Die folgenden fünf Tipps sollten Sie beherzigen:

Grundsätzlich haben Sie es natürlich gern, wenn Rechnungen frühzeitig bezahlt werden – also im Idealfall noch vor dem Kursstart. Leider klappt das nicht immer.

Gerade bei Weiterbildungen wird es knifflig. Macht ein Angestellter eines Unternehmens von seinem Recht auf eine Schulung Gebrauch, dann übernimmt die Firma zwar oft die Kosten – aber erst im Nachhinein. Die Rechnung kann also erst nach Abschluss des Kurses gestellt werden.

Standardmäßig sehen Buchungssysteme eine Zahlung per Vorkasse oder Kreditkarte vor. Achten Sie deshalb auf eine flexible Buchungsverwaltung, über die Sie Rechnungen zu von Ihnen wählbaren Zeitpunkten versenden können.

Wird Ihr Kurs stark nachgefragt – was wir sehr hoffen – dann melden sich mehr Leute dafür an, als Plätze vorhanden sind. Das ist auch gar nicht schlimm. Vorausgesetzt, Ihre Online-Kursverwaltung verfügt über eine Wartelisten-Funktion.

Wartelisten bieten Ihnen gleich mehrere Vorteile:

• Sagen Teilnehmer ab, können andere Interessenten von der Liste nachrücken.
• Merken Sie, dass Ihre Warteliste bereits länger ist als Ihre Teilnehmerliste, sollten Sie über einen zweiten Kurs nachdenken. Das lohnt sich finanziell: Die Materialien haben Sie ja bereits erstellt.
• Eventuell lassen sich einige der Interessenten auch auf andere Kurse umleiten, die Sie anbieten. Fragen Sie, was genau sie lernen wollen – und bieten Sie aus Ihrem Portfolio den passenden Kurs an.

Die Nadel im Heuhaufen zu finden ist praktisch unmöglich. Einen bestimmten Kurs in einer Liste von – sagen wir – 200 Veranstaltungen zu finden bleibt zumindest mühsam.

Abhilfe schaffen Schlagworte. Gezielt und mit Bedacht eingesetzt, helfen sie, Kurse zu sortieren. Nicht nur thematische Schlagworte, die den Kursinhalt wiedergeben, bieten sich dabei an. Auch eine Schlagwort-Suche nach verschiedenen Orten, Daten, Referenten oder Themenkomplexen kann sinnvoll sein. Dazu sollten Sie jedem Kurs eine eindeutige Nummer zuordnen. So bringen Sie Ordnung in Ihre Datenbank.

Expertentipp:  Schlagworte lassen sich bei einigen Event-Software-Anbietern meist durch sogenannte Veranstaltungsattribute abbilden. Dadurch können Sie einfach und schnell Veranstaltung kategorisieren. 

Die Schlagwort-Suche ist das Eine, eine sinnvolle Gliederung Ihrer Kurse in verschiedene Themenkomplexe etwas anderes. Wenn Sie nicht nur zum Beispiel Microsoft-Office-Schulungen oder Kochkurse anbieten, sondern Ihr Angebot in die Breite geht, dann ist eine Systematik zwingend.

Nehmen wir ein Beispiel, um die Idee zu verdeutlichen: Sie bieten Sprachkurse an – in verschiedenen Sprachen, für verschiedene Sprachniveaus und zu verschiedenen Themen. Ihre Komplexe können Sie nun auf verschiedene Art bilden:

• Ordnen Sie Ihr Angebot nach Sprachen, z. B. Englisch, Französisch, Italienisch usw.
• Ordnen Sie Ihr Angebot nach Niveaustufen, z. B. A1, A2, B1 usw.
• Ordnen Sie Ihr Angebot nach Themen, z. B. Alltag, Büro, Technik usw.

Expertentipp: Beim Verkauf von Tickets für Ihren Kurs lassen sich verschiedene und komplexe Angebote übrigens sehr gut durch Ticketkategorien abbilden. 

Teilnahmenachweise, Zeugnisse, Bestätigungen: Nach jedem Kurs müssen für die Teilnehmer Zertifikate ausgestellt werden. Dass das ein wahrer Zeitfresser ist, wissen Sie natürlich aus eigener Erfahrung.

Sparen Sie sich viel Arbeit und Mühe und integrieren Sie die Zertifikatserstellung in Ihre Online-Kursverwaltung. Indem Sie jedem Kurs eine Zertifikatart zuordnen, können Sie jedem Teilnehmer automatisiert seine Bestätigung erstellen. Diese bringt der Referent dann entweder in den Kurs mit oder die Teilnehmer laden sie sich eigenständig von der Kurs-Plattform herunter. Letzteres spart Sie nicht nur Zeit, sondern auch noch Papier.

Die eierlegende Wollmilchsau – immer haben wir von ihr geträumt. Ein Stück weit gibt es sie bereits. Online-Kursverwaltungen wie jene von doo leisten nämlich längst einen Großteil dessen, was Sie zur Organisation Ihres Schulungsangebots brauchen.

Wichtig ist der Brückenschlag von Ihnen über Ihr Angebot samt Ihren Referenten hin zu Ihren Teilnehmern. Alle beteiligten Akteure haben in einem für sie nötigen Rahmen Zugang zu Ihrem Kurssystem. Außerdem können darüber alle notwendigen Tätigkeiten wie Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Zertifizierung abgewickelt werden.