Da jede zweite Mail in Firmenpostfächern Spam ist, rüsten viele Unternehmen mit Sicherheits-Software auf. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass eine eigentlich seriöse Event-Ankündigung im Spamordner landet. Denn die meisten Filter sind sehr streng – ein falsches Wort kann genügen.
Dieser Beitrag beschreibt, wie relativ einfach spamsichere E-Mailings erstellt und versendet werden können.
Dass eine Mail gar nicht ankommt, passiert sehr selten. Das ist zwar gut, kann Sie aber nicht beruhigen. Eine Mail gilt technisch als zugestellt, wenn sie im Postfach des Empfängers landet. Das heißt aber nicht, dass sie im Posteingangs-Ordner auftauchen muss. Sie kann sich auch im Spam-Ordner wiederfinden – und den lösch en die meisten von uns ungesehen. Wie aber kommt es, dass eine E-Mail als Spam deklariert wird?
Option Nummer 1: Ein Empfänger hat eine frühere Mail eines Absenders als Spam markiert – warum auch immer. Das Postfach merkt sich das und lässt künftig keine Mails dieses Accounts mehr durch.
Option Nummer 2: Die Mail weist eines oder mehrere Merkmale für Spam auf. Eingebettete Bilder oder Links sowie Anhänge lassen bei so mancher Sicherheitssoftware die Alarmglocken läuten. Oft sind es auch bestimmte Schlagworte, die den Spam-Faktor hochsetzen.
Option Nummer 3: Die E-Mail-Adresse des Absenders (bzw. dessen IP-Adresse) steht auf einer sogenannten Blacklist. Das hat zur Folge, dass Mails dieses Absenders gar nicht erst durchgestellt werden. Das ist der Worst Case.
Während Sie bei den ersten beiden Optionen relativ einfach gegensteuern können, wird es bei Nummer 3 kompliziert. Im Zweifel dauert es nämlich eine Weile, bis Sie mitbekommen, dass die Mails den Empfänger nicht erreichen.
Sobald man es merkt, sollte man mit dem Provider oder direkt mit den Betreibern der Blacklists Kontakt aufnehmen. Viele löschen Einträge nach einer gewissen Zeit automatisch wieder. Bei anderen kann eine Löschung beantragt werden.
Am besten ist natürlich, wenn von vornherein einige wichtige Regeln für spamsichere E-Mailings beachtet werden. Dann kommen Sie im Regelfall gar nicht erst in die Verlegenheit, Ihre Spam-Unschuldigkeit beweisen zu müssen. Und keine Angst: Ein Hexenwerk ist das Ganze nicht.
Beginnen wir beim Absender. Hier muss darauf geachtet werden, eine seriöse E-Mail-Adresse zu verwenden, durch die der Absender leicht identifizierbar ist. Eine Kombination aus Vor- und Nachnamen hat sich bewährt. Ein Newsletter sollte in der Form „newsletter@…“ versendet werden. Für eine Event-Kampagne, in der regelmäßig Mails verschickt werden, bietet sich eine Extraadresse wie „kongress2018@…“ an. Die ist dann immer gleich und wird als spamfrei erkannt. Auf Nummer sicher kann man gehen, wenn der Empfänger den Absender in seinen Kontakten hat.
Schreiben Sie Ihren Empfänger direkt an. Ist sein Name und die korrekte Mailadresse bekannt, sollte beides verwendet werden. Im Mailbody sollte nicht nur „Hallo“ zu lesen sein, sondern „Hallo Herr Meyer“. Spamfilter schließen daraus, dass Sie den Empfänger kennen.
Die richtige Betreffzeile ist einer der Knackpunkte. Einerseits muss sie leseanregend sein, andererseits dennoch seriös bleiben. Schlagworte wie „Kostenlose Teilnahme“ oder „Nur für kurze Zeit“ können für das Event schon kritisch sein, da auch klassische Spammer auf ähnliche Reizworte setzen. Manchmal geraten sogar gänzlich unverfängliche Betreffzeilen in Spamverdacht. Ein Buchverlag hatte vor Jahren einmal mit dem Wort „Rezensionsexemplar“ zu kämpfen – weil der Spamfilter darin das Wörtchen „-sex“ erkannte. Heutige Spamfilter springen darauf aber zum Glück nicht mehr an.
Für den Inhalt gelten ähnliche Regeln wie für die Betreffzeile. Reizwörter sollten tabu sein, Spamfilter erkennen sie in der Regel. Deswegen ist zu empfehlen, auch hier seriös und sachlich zu schreiben, was angeboten oder sich vom Empfänger erhofft wird.
Mails, mit denen das Event beworben wird, sollen auffallen. Bilder sind dafür unerlässlich, erhöhen aber die Spamwahrscheinlichkeit. Daher sollte hier nicht übertrieben werden. Spamsichere E-Mailings zeichnen sich dadurch aus, dass der Textanteil deutlich höher ist, als der Bildanteil. Faustregel ist ein Verhältnis von 2 zu 1 , besser noch 3 zu 1 . A ußerdem sollte eine Nur-Text-Variante angeboten werden. Zwar sind HTML-Mails heute üblicher als noch vor zehn Jahren. Dennoch ist nicht jeder ein Fan davon.
Selbstverständlich möchte man gerne auf die eigene Event-Webseite sowie auf die sozialen Kanäle verlinken. Das ist in der Regel kein Problem. Nach Möglichkeit sollte aber auf Anhänge verzichtet werden. Diese werden von Spamfiltern besonders argwöhnisch unter die Lupe g enommen. Nicht verwendet werden sollten doc-Endungen und exe-Dateien. PDF-Dateien sind dagegen problemlos zu versenden.
Spam-Mails sind ein großes Problem der heutigen Kommunikation und werden von Unternehmen rigoros bekämpft. Deshalb sollte mit spamsicheren E-Mailings vorgesorgt werden:
So kommen versendete E-Mails und Event-Einladungen
auch wirklich beim Empfänger an.
