personalisierte Dokumente

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Vorteile im Überblick

Zeit sparen: da kein Export der doo Teilnehmerdaten und keine manuelle Erstellung der Dokumente außerhalb von doo notwendig ist.

CD-Konform: die Dokumente können (analog z. B. zu Tickets) flexibel an Corporate-Design-Vorgaben angepasst werden.

Flexibel: für die Personalisierung stehen alle Daten des Teilnehmenden zur Verfügung.

Individuell: für welche Teilnehmenden ein Dokument generiert und zur Verfügung gestellt wird kann frei definiert werden.

Zertifikate, Buchungsbestätigungen oder Einfahrtbescheinigungen – die Möglichkeiten personalisierte Dokumente sind vielfältig

Viele Veranstalter werden es kennen: Mit dem automatischen Versand eines personalisierten Tickets ist es häufig nicht getan. Buchungsbestätigungen oder Zertifikate nach erfolgreicher Teilnahme sind nur zwei Beispiele für personalisierte Dokumente, die regelmäßig verschickt werden müssen. Diese Dokumente werden oft noch händisch erstellt und anschließend an die jeweiligen Empfänger versendet. Je nach Größe und Häufigkeit der Veranstaltungen kann das sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Dokumente automatisch erstellen und Zeit sparen

Das Layout der einzelnen personalisierten Dokumente wird initial entwickelt und als Vorlage hinterlegt. So ist sichergestellt, dass über alle Veranstaltungen hinweg die personalisierten Dokumente identisch aussehen und dem Corporate Design entsprechen. Vorlagen können veranstaltungsübergreifend genutzt werden und sparen so Zeit bei Folgeveranstaltungen.

Individualität hinsichtlich Inhalt und Versandkonditionen

Welche Inhalte auf dem einzelnen Dokument enthalten sein sollen, ist individuell wählbar. Alle Informationen, die im Rahmen der Buchung erhoben werden, können zur Erstellung eines individuellen Dokumentes genutzt werden. So können bei Zertifikaten beispielsweise neben dem Namen des Empfängers unterschiedliche Informationen wie der Veranstaltungsname oder -datum ergänzt werden. Bei Buchungsbestätigungen können beispielsweise Hotelnamen und Zimmerkategorien, sofern abgefragt, ergänzt werden.

Die Dokumente können nicht nur hinsichtlich Design und Inhalt individuell gestaltet werden. Die Erstellung des personalisierten Dokumentes kann zudem an Bedingungen geknüpft werden. Beim Erstellen von Teilnahmebescheinigung kann beispielsweise die Zeit, die Teilnehmende am digitalen Webinar teilgenommen haben, maßgebend sein. So kann definiert werden, dass die teilnehmende Person mindestens 70% der Zeit online gewesen sein muss, um die Teilnahmebescheinigung zu erhalten.

Auch der Zeitpunkt wann die personalisierten Dokumente erstellt werden, kann individuell definiert werden. Buchungsbestätigungen sollen direkt nach der Buchung verschickt werden, Zertifikate erst nach erfolgreicher Teilnahme und andere Dokumente sollen ggf. erst auf Knopfdruck erstellt werden.

Zugriff auf personalisierte Dokumente

Veranstaltende können die erstellten Dokumente jederzeit einzeln oder gesammelt herunterladen. Den Teilnehmenden kann das Dokument nicht nur automatisch per Mail zugeschickt werden, es steht ihnen auch zusätzlich im Buchungsportal zum Download zur Verfügung. So können Rückfragen von Teilnehmenden reduziert werden und bei Rückfragen Dokumente schnell gefunden werden.